Kapasite planlaması, ekibin sahip olduğu gerçek çalışma gücünü iş talebiyle eşleştirme disiplinidir. Pek çok ekip planlamayı hissiyatla yapar: "bu sprintte biraz yoğunuz galiba" gibi belirsiz değerlendirmelerle iş alır. Bu yaklaşım, bazı üyeleri kronik aşırı yüke, bazılarını ise atıl kapasiteye mahkum eder. Aşırı yük tükenmişliğe ve kalite düşüşüne, atıl kapasite ise israfa yol açar. ProjectCore'un kapasite ve iş yükü takibi modülü, bu dengesizliği görünür kılarak planlamayı sezgiden veriye taşır.
Doğru kapasite hesabı, takvim süresinden başlamaz; gerçek müsaitlikten başlar. Bir kişinin sprint süresince izin, tatil, toplantı yükü ve diğer projelere ayrılan zamanı düşüldükten sonra geriye kalan saat, o kişinin gerçek kapasitesidir. ProjectCore müsaitlik takvimi, izin ve kısmi kapasite durumlarını dikkate alarak ekibin sprint kapasitesini hesaplar. Bu kapasite, ekibin velocity verisiyle birleştirildiğinde, bir sonraki sprinte gerçekçi olarak ne kadar iş alınabileceği ortaya çıkar; aşım durumunda sistem görsel uyarı verir.
Yoğunluk haritası, kapasite planlamasının en güçlü görselleştirmesidir. ProjectCore, her ekip üyesinin doluluk oranını renk yoğunluğuyla gösterir; aşırı yüklenen üyeler ve atıl kalan kapasite anında ortaya çıkar. Bir takım liderinin tek bir bakışla kimin tıkandığını, kimin daha fazla iş alabileceğini görmesi, iş yeniden dağıtımını mümkün kılar. Atama ekranında bir görev bir kaynağa verilirken o kişinin o dönemdeki doluluk oranı anında görünür; böylece planlama "acaba müsait mi?" tahminine değil, somut doluluk verisine dayanır.
Takımlar arası dengeleme, tek bir ekibin sınırlarını aşan bir fırsattır. ProjectCore, bir takımın atıl kapasitesini başka bir takımın darboğazını gidermek için yönlendirmeyi kolaylaştırır. Günlük, haftalık ve aylık iş yükü analizleriyle yöneticiler kapasite trendini izler; sürekli aşırı yüklenen bir ekip için işe alım, dış kaynak veya yeniden önceliklendirme kararları veriye dayandırılır. Bu, kaynak kararlarını bütçe dönemine sıkıştırılmış panik tepkileri olmaktan çıkarıp, sürekli ve öngörülebilir bir yönetişim pratiğine dönüştürür.
Kapasite planlamasının değeri, planlananı gerçekleşenle karşılaştırdığınızda tamamlanır. ProjectCore, kaynak yönetimi ve worklog verilerini birleştirir; planlanan yük ile gerçekleşen efor karşılaştırılarak gelecek planlamalar sürekli iyileştirilir. Eğer ekip her sprint planlanandan fazla zaman harcıyorsa, ya tahminler iyimserdir ya da görünmeyen iş vardır. Bu farkı görmek, kapasite hesabını her sprint biraz daha gerçekçi kılar. Sonuçta kapasite planlaması, ekibi koruyan, israfı azaltan ve teslim öngörülebilirliğini artıran sürekli bir denge mekanizması haline gelir.